Hesap Planı

Muhasebe hesabına ait bilgiler bu alandan eklenecek hesap kartları üzerinden kaydedilir.

Erişim ağacından Yönetim SistemiàGenel Muhasebe Hesap Planı işlem adımları takip edildiğinde;

Açılan ekranda tek düzen hesap planı şeklinde düzenlenen Muhasebe Hesap Planı’nda ana hesaplar ve ana hesapları tamamlayan alt hesaplardan görülebilir. Bu ekranda ana hesaplar kırmızı renkte görülür.

Muhasebe hesap planı oluşturulurken önce ana hesaplar, daha sonra bu hesaplara ait alt hesaplar açılır.

Hesap planına yeni bir hesap eklemek için yapılması gereken işlem adımları;

İlk olarak alt hesap eklenecek ana hesap seçili iken Ekle butonuna tıklanır.

Açılan Yeni Hesap Kartı ekranında Hesap Kodu otomatik olarak seçili gelir. İsteğe bağlı olarak, kullanıcı kendi işletme kriterlerine göre sistem tarafından otomatik olarak verilen alt hesap kodlarını değiştirebilir.

Belirli bir hiyerarşiye göre çalışan sistemde örneğin ana hesap olarak «100 Kasa Hesabı» seçilmişse bu ana hesaba eklenecek ilk alt hesap kodu otomatik olarak «100.001» seçili gelir. Uygulanacak kodlama sistemine göre ana ve alt hesaplar seviye ayıracı(.) ile ayrılır.

100--->Ana Hesap

100.001--->1.Seviye alt hesap

100.000.001-->2.Seviye alt hesap

Açıklama alanından hesap adı girilir.

Hesap tipi seçilir.

Kaydet butonuna tıklanır.

Hesap Kartı Alan Başlıkları

Hesap Kodu 256 karakter uzunluğunda alandır. Bu alandan muhasebeleştirme işleminde kullanılacak hesap kodu girilir. Zorunludur. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Her bir hesap istenilen sayıda alt hesap içerebilir. Her seviyede istenilen kırılma yapılabilir. Bu kırılmalar yapılırken hesap kodu belirlediği belirli bir hiyerarşiye göre sayı ve harf birlikte kullanılarak oluşturulabilir.

Açıklama hesap adı bu alandan girilir.

Kategori Hesap kartının ait olduğu kategorinin(Nakit/Kasa, Banka Mevduatları, Menkul Kıymetler vb.) belirlendiği alandır.

Hesap Tipi; Yüksek enflasyon dönemlerinde finansal tabloların enflasyon oranlarına göre düzeltilmesi için yapılan/yapılacak olan muhasebe işlemlerine enflasyon muhasebesi denir. Muhasebede kayıtlı olan varlık ve kaynakların fiyat değişmelerinden etkilenmesi halinde bu alandan yapılacak aşağıdaki seçimler

Parasal Olmayan(Borç)

Parasal Olmayan(Alacak)

Parasal

ile önlemler alınarak kayıtların gerçeğe uygun bir şekilde taşınması sağlanır.

Özel Kod, kullanıcının hesapları kendi işletmesine göre bazı kirterlere göre gruplaması için kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 17 karakter uzunluğunda+sayı, harf ve noktalama işaretleri ile kombinasyon oluşturularak özel kod ataması yapılabilir.

Statü: Hesap kartının işlemlerde kullanılıp kullanılmayacağının belirtildiği alandır. Kullanımda ve kullanım dışı olmak üzere iki seçeneklidir. Kullanımda seçimi yapıldığında hesap aktif durumdadır ve işlemlerde kullanılır. Kullanım dışı seçiminde ise pasif durumdadır ve işlemlerde kullanılamaz.

Birim muhasebe işlemlerinde miktar bazında raporlama yapılmasını sağlar. Her bir hesap için tek bir birim tanımlanabilir. Bir hesabın alt hesapları farklı birim tanımlarına sahip olabilir. Ancak raporlar, ana hesap kartında tanımlı olan birim üzerinden alınacaktır.

Bağlantılar/Kontroller

Muhasebeleştirme işlemi sırasında hesaba ait yapılması istenen bazı kontroller ve kur farklarının yapılacağı bağlantılar, hesap kartı üzerinden belirlenir. Bu kontroller hesap türü, miktar ve masraf merkezi kontrolleridir. Ayrıca hesaba ait kur farklarının toplanacağı alacak ve borç hesapları bu menüden yapılacak bağlantılarla seçilir.

Kur Farkı Alacak/Borç Hesabı alanlarında F10 tuşuna basılarak veya butonuna tıklanarak, açılan Muhasebe Hesap Planı ekranından farklı döviz birimi ile yapılmış işlemler sonucunda ortaya çıkan/çıkacak kur farklarının muhasebeleştirilmesinde izlenecek muhasebe kodları seçilir.

Hesap Türünün Belirlenmesinde, hesaplar borç (aktif), alacak(pasif), hem borçlu hem alacaklı (aktif-pasif) nitelikte olabilir. Hesap türü bölümünde hesap hangi türde ise o seçenek işaretlenir.

Masraf Merkezi Kontrolü;

Bir fiş ya da işlem içinde masraf merkezi ile ilişkilendirilmemiş satırların olması durumunda fiş satırlarında ilgili işlem için masraf merkezi girilip girilmediğinin kontrol edilmesi mümkündür. Masraf merkezi kontrolü parametresi kullanılarak işlem sırasında hareketin ait olduğu masraf merkezi belirtilmeden fişler kaydedilmez.

İşlemlerde ilgili masraf merkezi kodunun girilip girilmediğinin ne şekilde kontrol edileceği bu satırda belirlenir. Bu parametre satırı,

İşleme Devam Edilecek,

Kullanıcı Uyarılacak,

İşlem Durdurulacak,

olmak üzere üç seçeneklidir.

İşleme devam edilecek seçiminde, hiçbir kontrol yapılmaz.

Kullanıcı uyarılacak seçiminde, işlem sırasında masraf merkezi belirlenmemişse fiş kaydedilirken program masraf merkezi girilmediğini belirten bir uyarı mesajı verir.

İşlem durdurulacak seçiminde, işlemin ait olduğu masraf merkezi belirtilmeden fiş kaydedilmez.

Böylece gider merkezlerinin düzenli takibi de sağlanmış olur.

Miktar Girişi Kontrolü;

Birimli(miktarlı) muhasebe kullanılması durumunda, işlemler sırasında hesaba ait miktar bilgisi girişinin ne şekilde yapılacağı Miktar kontrolü parametre satırında belirlenir. Muhasebe fiş satırlarında, eğer miktar bilgisi ile birlikte çalışacağı belirtilmiş olan bir muhasebe hesabı kullanılıyorsa, satır tutarının yanı sıra miktar bilgisinin de girilmesi gerekir. Girilmediği durumda fiş kaydedilirken kontrolün ne şekilde yapılacağı bu parametre satırından belirlenir. Bu parametre satırı,

işleme devam edilecek

kullanıcı uyarılacak

işlem durdurulacak

olmak üzere üç seçeneklidir.

İşleme devam edilecek seçiminde miktar belirtilmediğinde işleme devam edilir.

Kullanıcı uyarılacak seçiminde, miktar girilmediğinde, işleme devam edilip edilmeyeceğini belirten bir uyarı mesajı alınır.

İşlem durdurulacak seçiminde, fiş kaydedilirken miktar girilmemişse ekrana bir uyarı mesajı gelir ve miktar girilmeden fiş kaydedilemez.

Finans Tablolar

Muhasebe hesabının kullanılacağı Tablo öndeğerleri hesap kartı üzerinde Finansal Tablolar menüsünden kaydedilir. Mali tablo seçenekleri listelenir ve hesabın kullanılacağı tablo/tablolar işaretlenerek seçilir.

Tüm bu menü işlemlerinden sonra Kaydet butonuna tıklanarak işlem tamamlanır.

Hesap Silme/Değiştirme

Hesap hareket görmediyse silinebilir. Aksi durumda silinemez. Sil butonu deaktif olarak görülür.
Değiştir: Var olan hesaplar kart tanım bilgileri üzerinde güncelleme yapılabilir.
Hesap Kopyala: Seçili hesaba bağlı olarak yeni ve aynı kırılım düzeyinde hesabın kopyalanarak çoğaltılmasını sağlar.
Hesaplar üzerinde Sağ Tıkla/F9àHareketler denildiği zaman ilgili hesabın Tek Düzen Muhasebe Sisteminde hesap hareketlerinin izlenmesini sağlamaktadır. aşağıdaki ekran açılacaktır.