Alış Sözleşmeleri

Satın Alınan hizmet veya ürün/ürünler için tedarikçiler ile firma arasında yapılan sözleşmelerin düzenlendiği alandır.

Erişim ağacından Yönetim SistemiàSatın Alma YönetimiàTedarik ZinciriàAlış Sözleşmeleri işlemleri takip edilir.

Satın Alma Sözleşmeler ekranında sol bölümde tedarikçiler, sağ bölümde ise seçili tedarikçi ile yapılan sözleşmeler listelenir.

Sözleşme Türü alanı aktifleştrilirse/işaretlenirse seçili olan sözleşme grubuna göre düzenlenmiş tüm sözleşmeler aynı ekranda görülebilir.

Sağ bölümde sözleşme türüne göre, ürün bazında sözleşme ise sözleşme grubuna göre, listeleme yapılabilir.

Tedarikçiler bölümünde Ekle butonu kullanılarak veya Sağ Tıkla/F9 işlemleri yapılarak cari kart tanımları yapılabilir.

Herhangi bir tedarikçi seçildikten sonra İncele butonu tıklanarak veya Sağ Tıkla/F9àİncele işlemleri takip edilerek seçilen cari ile ilgili bilgiler görüntülenebilir.

Değiştir butonu tıklanarak veya Sağ Tıkla/F9àDeğiştir işlemleri takip edilerek de daha önce tanımlanmış olan cari hesap kartı ile ilgili bilgilerde değişiklik yapılabilir.

Cari Hesap Kartı tanımlarken Genel menüsü altında seçilen cariye ait grup bilgileri( içecek-hammadde-demirbaş grubu) ve ödeme işlemlerinde kullanılmak üzere herhangi bir hesap kodu belirtilir.

İletişim menüsü; cariye ait iletişim adreslerinin, telefon bilgilerinin girildiği alandır.

Ticari Bilgiler menüsü; tedarikçiden satın alınacak ürünlerin tesliminin nasıl olacağının(adrese teslim gibi) belirtildiği, ödeme tipininin seçildiği, yetkili kişinin vatandaşlık numarasının girildiği menüdür.

Risk Bilgileri menüsü; daha önce belirlenmiş olan bir risk limiti varsa bu limitin aşılma durumunda sipariş, irsaliye ve diğer işlemlerin nasıl yürütüleceğinin belirlendiği, risk kontrolünün nasıl sağlanacağı seçiminin yapıldığı bir alandır. Risk kontrol mekanizması Bakiye, Bakiye+İrsaliye, Bakiye+İrsaliye+Sipariş gibi seçeneklerle yönetilebilir.

Parametreler menüsü; siparişlerin faturalamasının nasıl olacağının belirlendiği, mal sevkiyatının parçalı olup olmayacağının ve siparişin hangi günlerde verileceğinin kararlaştırıldığı alandır.

Şubeler menüsü; cari hesap kartı tanımlanmış olan tedarikçinin varsa başka şubelerinin de tanımlandığı alandır.

Herhangi bir tedarikçi üzerinde sağ tıklandığı zaman, çıkan seçeneklerden takip edilerek seçilen cari üzerinden çeşitli işlemler yapılabilir.

Herhangi bir cari üzerinde Sağ TıklaàCari Ekstresi işlemleri takip edildiği zaman firma ve tedarikçi anlaşmaları sonucu borçlu veya alacaklı olma durumlarını; gün, hafta, ay, yıl gibi belirli dönemler sonunda gösteren cetvel görüntülenebilir. Ayrıntılı Ekstre seçeneği ile de ayrıntılı olarak cari ve firma arasında gerçekleşen tüm hareketler görüntülenebilir. Bu ekranda;

Kriter Kaydet butonu ile seçilen kriterler şablon olarak kaydedilebilir,

Kriter Getir butonu ile de kaydedilmiş kriter şablonları arasından istenilen şablon seçilip ekstre alınabilir,

Başlat Butonu tıklanırsa da; Kullanıcı var olan standart tasarımı kullanarak veya kendi tasarladığı tasarımları kullanarak ekstrenin ön izlemesini yapabilir ve yazıcıdan çıktısını alabilir.

Herhangi bir cari üzerinde Sağ TıklaàHesap Özeti işlemleri takip edildiği zaman Ticari ilişkide bulunan firma ya da tedarikçilerin karşılıklı borç ve alacaklarını gösteren belge(hesap özeti) yıllara göre filtrelenip görüntülenebilir.

Herhangi bir cari üzerinde Sağ TıklaàBorç Takip işlemleri takip edildiği zaman tedarikçinin varsa firmaya olan borçları ve ödemeleri ile firmanın tedarikçiye olan borçları ve yapılan ödemeler takip edebilir. Bu ekranda;

FIFO Kapat butonu; o harekete göre ters bakiyeli ve başka kapama işlemlerinde kullanılmamış uygun hareketler arasından vade tarifine göre, FIFO mantığı ile en önce olan hareket kapama işleminde kullanılır.

Geri Al butonu ile de FIFO Kapat işlemi iptal edilebilir.

Ödeme/Tahsilat butonu tıklanırsa; Kapatılacak olan işlem seçildikten sonra, bu işlemi kapatacak olan karşı işlem seçilir. Karşı işlem seçildikten sonra Karşı işlem tablosu altında “Tutar” alanında miktar otomatik olarak işlem tutarı olarak gelir, ancak manuel olarak değiştirilebilir.

Yazdır butonu ile hesap hareketlerinin ön izlemesi yapılıp, çıktısı alınabilir.

Herhangi bir cari üzerinde Sağ TıklaàCari Grup Değiştir işlemleri takip edildiği zaman seçilen carinin grubu değiştirilebilir.

Tedarikçi Bazlı Sözleşme

Satın Alma Sözleşmeler ekranının sağ bölümünde Ekle butonuna tıklanarak Sözleşme Türü seçildikten sonra veya Sağ Tıkla/F9àEkleàTedarikçi Bazlı işlemleri takip edilerek seçili cari ile firma arasında sözleşme düzenlenebilir. Tedarikçi Bazlı sözleşme türü seçildiği zaman, sözleşme süresi boyuca tüm mal ve hizmet alımlarında bu sözleşme şartları geçerli olacaktır.

Yeni Tedarikçi Sözleşmesi Ekranında sözleşme tarihi seçildikten sonra; sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihleri seçilir. Bu ekranda Ödeme menüsü altında ödeme şekli alanında tıklayarak veya F10 tuşuna basarak;

Pop-up şeklinde açılan Ödeme şekilleri ekranında daha önce tanımlanmış olan ödeme şekilleri arasında istenilen seçim yapılır veya yeni bir ödeme şekli tanımlanabilir.

Yeni Mağaza İskontosu menüsünde yeni mağaza katılım bedeli girilebilir. Eğer yeni mağaza katılım belgesi değilde yeni mağaza iskontosu üzerinden sözleşme düzenlemek isteniyorsa bu alandan iskonto yüzdesi girilebilir.

Hizmet Kod veya Hizmet Açıklama alanlarında tıklanarak veya F10 tuşuna basarak tanımlanmış olan hizmet kartları arasından istenilen hizmet kartı seçilir.

Dönem Sonu İskontoları menüsünde dönem sonunda düzenleyici hesaplara yansıtılacak olan fark hesapları varsa;

Pop-up şeklinde açılan ds kart tanımlarında istenilen kart tanımı seçilir. (Bu kart tanımı aylık %5’lik ise her ayın sonunda %5’lik bir iskonto ds hesaplarına yansıtılır.) Gerekirse yeni bir fark hesap tanımı eklenebilir.

Dönem Sonu Kart Tanımı

Dönem içinde veya dönem sonunda; anlaşmaya göre tedarikçiden satın alma işleminde yapılacak olan iskontolar düzenleyici hesaplara alınmışsa, ilgili fark hesaplarının kapatılması gerekir. Bu hesap farkları haftalık, aylık, üç aylık, altı aylık ve yıllık olarak hesaplara yansıtılabilir. Seçilen döneme göre hesaba % kaç oranda yansıtılacağı belirlendikten sonra dönem sonu kart tanımı yapılır.

‘’Dönem sonu faturası dönem başında kesilecek’’ onay kutusu aktifleştirilirse fark faturası seçilen dönemin başında; ‘’iade faturasında dönem sonu faturası kes’’ onay kutusu aktifleştirilirse de iade işlemlerinde de kesilecek fatura iade edilen ürün miktarı toplam ürün miktarından düşüldükten sonra kesilir.

‘’Stok maliyetlerini etkilemeyecek’’ onay kutusu aktifleştirilirse kesilen fark faturası stok maliyet fiyatlarına yansıtılmaz. Yani fark faturası kesildikten sonra fark stok maliyetinden düşülmez. Böylece ürün satışından kar yapılmış olur.

Dip İskontolar menüsü; fatura alt iskontoların girilebildiği alandır.

Raf menüsü; kiralanacak olan reyonun lokasyonu seçildikten sonra tarih bilgisi girilip, tutar ve hizmet kod tanımlaması yapılan alandır.

Gondol/Havuz/Kule marketlerdeki rafların en ön ve en arka taraflarına verilen isimdir. Ürünlerin sergilenmeleri açısından stratejik önem taşır. Bu bölümlerde ürünün belirli bir dönem sergilenmesi karşılığında gondol/havuz/kule bedeli alınır. Gondol/Havuz/Kule menüsü; ürünlerin gondol/havuz ve kuleye girmesi halinde firmaya ödenmesi gereken tutarın, lokasyon seçiminin ve hizmet tanımının yapıldığı alandır.(GHK Bedeli gibi.)

Firma promosyona giren ürünlerin tanıtımını yapmak için aylık, üç aylık veya yıllık bültenler halinde kataloglar yayınlar. Tedarikçi talebi ile ürünlerin bu kataloglara dahil edilmesi durumunda bir bedel alınır. İnsört menüsü; ürünlerin satışının yapılacağı lokasyonun seçildiği, ürün insört tutarının girildiği ve hizmet tanımının yapıldığı alandır. ( İnsört bedeli)

Bütün bu menü işlemlerinden sonra daha sonra uygulanmak üzere Kaydet butonuna tıklanırsa kullanıcı sözleşme zamanı gelinceye kadar sözleşme koşulları üzerinde değişiklik yapabilir.

Ancak szöleşmenin herhangi bir görev ataması yapılmadan direkt olarak zamanı gelince uygulanması isteniyorsa da Uygula butonuna tıklanarak tedarikçi bazlı sözleşme kaydedilebilir.

Ürün Bazlı Sözleşme

Satın Alma Sözleşmeler ekranında ürün bazında sözleşme de düzenlenebilir. Ürün Bazlı sözleşme ana ve özel sözleşme olmak üzere iki gruba ayrılır. Eğer tedarikçiden alınan ürün/ürünler için uzun vadede bir sözleşme yapılacaksa firma ile tedarikçi arasında ana sözleşme düzenlenir. Ancak tedarikçiden alınan ürün/ürünler için kısa dönemde bir değişiklik söz konusu olursa seçilen ürün veya ürünler ana sözleşme kapsamında olsa/olsalar dahi başlangıç tarihi geldiği zaman özel sözleşme devreye girer. Bu özel sözleşmenin bitiş tarihinden itibaren mevcut olan ana sözleşme geçerli olacaktır. Ana sözleşmede de özel sözleşmede de aynı ekranlarda aynı işlemler yapılır.

Mevcut bir ana sözleşme varsa aynı ürün/ürünler için başka bir ana sözleşme düzenlenebilir. Bu durumda yeni düzenlenen ana sözleşme başlangıç tarihinden bitiş tarihine kadar eski ana sözleşmenin geçerliliği kalmaz. Ancak yeni ana sözleşmenin bitiş tarihi eski ana sözleşmeden önce bir tarihte ise yeni ana sözleşmenin bittiği tarihten itibaren, satın almada eski ana sözleşmenin bitiş tarihine kadar eski ana sözleşme şartları uygulanır.

Ürün Bazli sözleşmede tedarikçi bazında sözleşmeden farklı olarak ürünler üzerinden sözleşme düzenlenir.

Lokasyon seçimi yapıldıktan sonra sözleşme tarihi ile sözleşme başlangıç ve bitiş tarihleri seçimi yapıldıktan sonra barkod, ürün kod ve ürün açıklama kolon başlıklarında tıklanarak veya F10 tuşuna basılarak listelenen ürünler arasından istenilen ürünler seçilir.

Ürünler seçildikten Miktar kolon başlığı altından ürün miktarları girilir.

Ürünlere ait HÜ veya MF varsa Mal Fazlası Miktar alanından girilir.

Alış Fiyatı kolon başlığı altından ürün/ürünlerin ürün kartı ierisindeki alış fiyatı/fiyatları girilir.

Seçilen dönem boyunca oluşan giderlerin veya indirimlerin (varsa) birim fiyat üzerinden düşülebilmesi için DS Maliyet kolon başlığı altında Tanımlar modülünde daha önceden tanımlanmış olan DS kart tanımları arasından ilgili tanım seçim yapılır.

Bilgi Kolon başlığı adı altında butonuna tıklanırsa da seçilen ürün/ürünlerin daha önce yapılan herhangi bir anlaşma kapsamında olup olmadığı konusunda bilgi alınabilir.

Bütün bu işlemlerden sonra sözleşme daha sonra uygulanmak üzere Kaydet butonuna tıklanarak kaydedilir. Böylece sözleşme tarihi gelen kadar sözleşme koşullarında değişiklik yapılabilir.

Eğer Kaydet butonuna tıklanmadan direkt olarak Uygula butonuna tıklanırsa da anlaşma koşulları sözleşme tarihi geldiği zaman kasalarda işlem sırasında herhangi bir görev tanımı yapılmadan otomatik olarak uygulanmaya başlar. Bu şekilde sözleşmeler kaydedilirse sözleşmeler üzerinde daha sonra değişiklik yapılamaz.

Uygula butonuna tıkladıktan sonra Pop-up şeklinde gelen soruda Evet butonuna tıklanarak anlaşmanın uygulanabilmesi için onay verilir.

Anlaşmanın geçmişe yönelik uygulanması isteniyorsa Evet butonuna tıklanır.

Pop-up şeklinde açılan ekranda anlaşmanın uygulandığı bilgisi verilir. Ayrıca anlaşma kapsamındaki ürünlere fdb (Fiyat Değişim Belgesi)oluşturmak istermisiniz sorusu sorulur. Fdb oluşturmak isteniyorsa Evet butonuna tıklanır.

Daha önce düzenlenmiş sözleşmeler üzerinde Sağ Tıkla/F9 yapıldığı zaman İptal Et şeçeneğini kullanarak anlaşma iptal edilebilir. Sağ Tıkla/F9àYazdır işlemleri takip edildiğinde Ürün Anlaşma Formları ekranından kullanıcı Standart seçeneğini seçip Ekran seçeneğini işaretledikten sonra anlaşmanın standart windows tasarımını farklı bir pencerede görebilir.

Burada kullanıcı Ekle butonuna tıklayarak Standart Tasarım seçeneğini seçip mevcut tasarım üzerinde değişiklik yaparak veya Boş Tasarım seçeneğini seçip kendisi yeni bir form tasarlayarak bu formları kaydedebilir.

Kaydedilen formlar arasında istenilen tasarım seçildikten sonra Seçilen Tasarım, Ekran seçimleri yaparak kendi düzenlediği formlar üzerinden Seç butonuna tıklayarak anlaşma formunu görebilir.

Standart veya Seçilen Tasarım seçeneklerinden biri seçildikten sonra Yazıcı seçeneği seçilip Seç butonuna tıklanarak da yazıcıdan anlaşma yazdırılabilir. Taraflar arasında imzalanabilir.

Sağ Tıkla/F9àRaf Bedeli Ekle seçeneği kullanılarak daha önce sözleşmede raf bedeli belirtilmemişse raf bedeli belirtilebilir.

Sağ Tıkla/F9àİnsört Bedeli Ekle seçeneği kullanılarak daha önce sözleşmede insört bedeli belirtilmemişse insört bedeli belirtilebilir.

Sağ altta bulunan Anlaşma Aktarımı butonu tıklanarak;

Dosya Yolu alanında anlaşmaya aktarılacak olan ürünlerin listelendiği xls uzantılı dosya seçimi yapılır. Aktar butonuna tıklanır. Böylece excelde düzenlenmiş sözleşme yapılacak olan ürünler sisteme aktarılmış olur. Excel dosyası oluşturulurken;

barkod,

ürün açıklama,

sözleşme başlangıç tarihi,

bitiş tarihi,

alış fiyatı,

isk1,2,3,4 oranları,

isk tutar,

net fiyat,

cari kod

cari ünvan

gibi ürünlere ait ana özellikler girilmelidir.

Log Kaydet butonu ile de aktarım işlemine dair log kaydı tutulabilir.

Aktarım Tamamlandıktan sonra Kapat butonuna tıklanır. Ürünler sözleşmenin düzenlendiği ekranda ürünler bölümünün altında listelenir. Daha sonra ürün bazında sözleşmede yapılan işlemler sırasıyla uygulanır.